RGPD & gestion RH
Données des salariés : les réflexes RGPD essentiels
Le RGPD ne concerne pas uniquement les sites internet. Il s’applique aussi aux dossiers des candidats et des salariés. L’objectif est simple : collecter uniquement ce qui est utile, protéger les informations et savoir quand les supprimer.
Pourquoi le RGPD concerne directement les RH
L’entreprise détient de nombreuses informations sur les candidats et les salariés : coordonnées, rémunération, absences, évaluations, données bancaires ou justificatifs. Ces informations doivent être utilisées pour un objectif précis et protégées contre les accès non autorisés.
Ne demander que les informations utiles
Une donnée doit être nécessaire au recrutement, à l’exécution du contrat, à la paie ou au respect d’une obligation. Évitez les informations sans lien direct avec le poste ou la gestion du salarié. En cas de doute, demandez-vous pourquoi l’entreprise en a besoin.
Sécuriser les dossiers et les échanges
Limitez l’accès aux seules personnes autorisées, protégez les fichiers et évitez l’envoi de documents sensibles à de nombreux destinataires. Lorsqu’un responsable change de poste ou quitte l’entreprise, ses accès doivent être retirés rapidement.
Conserver pendant une durée justifiée
Un dossier RH ne se conserve pas intégralement et indéfiniment. Définissez des durées par type de document, supprimez ce qui n’est plus nécessaire et archivez séparément les éléments qui doivent être conservés pour répondre à une obligation.
Informer et répondre aux salariés
Les salariés doivent comprendre quelles données sont utilisées, pour quelles raisons, par qui et pendant combien de temps. Ils doivent aussi savoir comment exercer leurs droits. Une demande d’accès ou de rectification doit être orientée vers un interlocuteur identifié.
Le rôle d’une DRH externalisée
La DRH externalisée cartographie les données traitées dans les processus RH, sécurise les dossiers, organise les droits d’accès et met en place des règles simples de conservation et d’information. Elle travaille, lorsque nécessaire, avec le conseil juridique ou le délégué à la protection des données.
Sources officielles
Informations générales à jour lors de la publication. Elles ne remplacent pas un conseil juridique adapté à votre situation.